Учет в учебном центре с помощью софта USU

Учет курсов включает, в первую очередь, учет платежей учащихся, так как это главная финансовая задача, учет их посещений, учет объемов выполненных преподавателями работ, учет реализованных учебных пособий, если курсы осуществляют торговую деятельность на своей территории, и другие виды учетов, связанные с основной деятельностью курсов – обучением.

Для учета посещений и платежей при автоматизации деятельности курсов вводится система электронных абонементов, рассчитанных на 12 учебных занятий, где указывают владельца, преподавателя, группу, дни и время занятий, стоимость курса и размер предоплаты, которая может не покрывать полностью стоимость полного курса.

Автоматизированная система учета принимает под контроль оплаченный период и, как только он приближается к окончанию, она окрашивает абонемент в красный цвет, чтобы администратор своевременно уведомил его владельца об очередном взносе. Аналогичный цвет абонемента в программах УСУ появляется в случае получения клиентом какой-либо литературы или иных пособий от курсов для работы с ними в рамках образовательного процесса. Цвет исчезнет после оплаты и сдачи арендной литературы.

Контроль над посещаемостью ведется в электронном расписании, составленном самой программой автоматизации, исходя из графиков работы преподавателей, наличия кабинетов и учебных планов. Расписание наглядно показывает, какие занятия запланированы в каждом кабинете, кто их будет вести, какая группа и в каком составе заниматься.

По окончании занятия в его строке появляется флажок, знаменующий, что оно действительно состоялось и с таким-то количеством участников. Преподаватель, проводивший занятие, отметил явку в своем электронном журнале, что сразу отобразилось в расписании. Одномоментно с этим занятие списалось во всех абонементах участников группы, в том числе у отсутствующих. Оно может быть восстановлено, если будет предъявлена уважительная причина.

Есть иной способ контролировать все посещения и оплаты. Это выпуск именных карт со штрих-кодом, которые поддерживает данная программа. При сканировании кода на экран будет выводится вся информация об ученике, в том числе о количестве оставшихся оплаченных занятий.

Сканер будет регистрировать время прихода и время ухода ученика и отмечать в абонементе посещенные занятия. Именные карты удобно использовать в программе лояльности – накоплении бонусов для частичной оплаты ими очередного учебного курса.